Algemene Voorwaarden OverheidsChat

1.1 Opdrachtnemer levert aan Opdrachtgever toegang tot het OverheidsChat-platform: een SaaS-dienst waarmee publieke organisaties een AI-aangedreven publieksassistent kunnen configureren, publiceren en beheren op hun website.

1.2 De dienstverlening omvat:

• Toegang tot het OverheidsChat-platform en beheerpaneel
• Begeleiding bij de intake en configuratie van de publieksassistent
• Automatische generatie van de assistentconfiguratie
• Hosting en beschikbaarheid van de widget op de website van Opdrachtgever
• Automatisch gegenereerd governance-documentatiepakket
• Support conform artikel 9 van deze overeenkomst

1.3 Opdrachtnemer levert geen garantie dat de publieksassistent alle vragen van inwoners correct beantwoordt. De kwaliteit van de assistent is mede afhankelijk van de door Opdrachtgever aangeleverde bronnen.

2.1 De eerste kalendermaand na activering geldt als proefperiode.

2.2 Tijdens de proefperiode kan Opdrachtgever de overeenkomst dagelijks opzeggen zonder verdere verplichtingen.

2.3 Na afloop van de proefperiode geldt de opzegtermijn zoals bepaald in artikel 7.

2.4 De eerste automatische incasso vindt plaats na afloop van de proefperiode.

3.1 De overeenkomst heeft een looptijd van één jaar, ingaande op de dag na afloop van de proefperiode.

3.2 Na afloop van de looptijd wordt de overeenkomst automatisch verlengd met telkens één jaar.

3.3 Opzegging dient te geschieden vóór het einde van de lopende contractperiode conform artikel 7.

4.1 De jaarlijkse vergoeding wordt vastgesteld bij het aangaan van de overeenkomst en bedraagt het overeengekomen bedrag excl. BTW.

4.2 Facturatie vindt jaarlijks plaats via automatische incasso.

4.3 De eerste incasso vindt plaats na afloop van de proefperiode als bedoeld in artikel 2.

4.4 Opdrachtnemer is gerechtigd de tarieven jaarlijks te indexeren conform de CBS-consumentenprijsindex, met een maximum van 5% per jaar. Opdrachtgever wordt hierover minimaal 30 dagen vooraf geïnformeerd.

4.5 Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd.

5.1 Opdrachtnemer spant zich in om het platform beschikbaar te houden met een streefnorm van 99% uptime per kalendermaand, exclusief gepland onderhoud.

5.2 Gepland onderhoud vindt bij voorkeur buiten kantooruren plaats en wordt minimaal 24 uur vooraf aangekondigd via het beheerpaneel.

5.3 Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk bij ongeplande storingen die de beschikbaarheid van de publieksassistent beïnvloeden.

5.4 Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens conform de Verwerkersovereenkomst die als onlosmakelijk onderdeel deel uitmaakt van deze overeenkomst.

6.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correct plaatsen van de widget-snippet op de eigen website.

6.2 Opdrachtgever levert uitsluitend publiek toegankelijke bronnen aan zonder persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie.

6.3 Opdrachtgever wijst een beheerder aan die verantwoordelijk is voor het actueel houden van bronnen en het beheer van de assistent via het beheerpaneel.

6.4 Opdrachtgever informeert Opdrachtnemer tijdig over wijzigingen die van invloed zijn op de dienstverlening.

6.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het intern verkrijgen van de benodigde goedkeuringen (FG/DPO, ICT, management) voor livegang van de assistent.

7.1 Tijdens de proefperiode (eerste kalendermaand) kan Opdrachtgever dagelijks opzeggen zonder verdere verplichtingen.

7.2 Na de proefperiode loopt de overeenkomst altijd tot het einde van de lopende contractperiode van één jaar.

7.3 Opzegging na de proefperiode dient schriftelijk te geschieden vóór het einde van de lopende contractperiode via hallo@overheidschat.nl.

7.4 Bij opzegging na de proefperiode vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde vergoedingen.

7.5 Opdrachtnemer kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien Opdrachtgever in ernstige mate tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst en dit tekortschieten niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld.

8.1 Opdrachtnemer behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op het OverheidsChat-platform, de software, de gegenereerde prompts en de platformarchitectuur.

8.2 De door Opdrachtgever aangeleverde bronnen blijven eigendom van Opdrachtgever.

8.3 De gegenereerde assistentconfiguratie is specifiek voor Opdrachtgever gegenereerd en wordt na beëindiging van de overeenkomst op verzoek aangeleverd als exportbestand.

8.4 Opdrachtnemer mag de naam en het organisatietype van Opdrachtgever vermelden als referentie, tenzij Opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

9.1 Opdrachtnemer biedt telefonisch support via 0229-511911 op de volgende tijden:

• Maandag en vrijdag: 09:00 – 17:00
• Woensdag: 13:00 – 20:00

9.2 E-mailsupport via hallo@overheidschat.nl is beschikbaar op maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00.

9.3 Buiten kantooruren worden storingen van de widget automatisch afgevangen door het fallback-mechanisme in het platform.

9.4 Opdrachtnemer streeft ernaar support-verzoeken te beantwoorden op de eerstvolgende werkdag binnen de supporttijden.

10.1 De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald aan Opdrachtnemer.

10.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of schade door verlies van gegevens.

10.3 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor onjuiste of onvolledige antwoorden van de publieksassistent die het gevolg zijn van onvolledige, onjuiste of verouderde bronnen aangeleverd door Opdrachtgever.

10.4 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van door Opdrachtgever aangeleverde bronnen.

11.1 Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van deze overeenkomst over elkaar verkrijgen als vertrouwelijk.

11.2 Deze geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is of wordt, of die een partij op basis van een wettelijke verplichting moet verstrekken.

12.1 Opdrachtnemer behoudt het recht de dienstverlening en tarieven te wijzigen.

12.2 Wijzigingen worden minimaal 14 dagen vooraf schriftelijk of via het beheerpaneel meegedeeld.

12.3 Bij wezenlijke wijzigingen heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de wijziging ingaat.

13.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

13.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.