Handleiding voor beheerders
Alles wat u nodig heeft om uw assistent te configureren, actueel te houden en live te zetten.
Aan de slag
Van intake tot live: de volgende stappen brengen uw assistent online. De meeste organisaties zijn binnen een dag operationeel.
- 1
Intake invullen (circa 15 minuten)
Via de slimme intake legt u de basis voor uw assistent: organisatietype, doelgroep, domeinen en contactgegevens.
Intake starten → - 2
Assistent genereren
Klik op "Configuratie genereren" op de beheerpagina. Het platform genereert automatisch een system prompt, safety prompt en broninstructies.
- 3
Bronnen toevoegen en controleren
Voeg uw beleidsdocumenten, webpagina's en andere bronnen toe. Klik op 'Controleer bronnen' om te verifiëren dat URL-bronnen bereikbaar zijn.
- 4
Publicatiechecks doorlopen
Vier checks moeten groen zijn voordat de assistent live kan: bronnen aanwezig, system prompt aanwezig, safety prompt aanwezig en test akkoord. Daarnaast moeten de VWO en OVO ondertekend zijn.
- 5
Assistent live zetten
Zodra alle checks groen zijn en de governance-documenten zijn ondertekend, zet u de assistent live via de publicatieknop.
Bronnen beheren
De kwaliteit van antwoorden is direct afhankelijk van de kwaliteit van uw bronnen.
URL toevoegen
Ga naar de bronnen-sectie en klik op "URL toevoegen". Voer een naam en een volledige https-URL in.
Bestand uploaden
Ondersteunde formaten: PDF, Word, Excel, TXT, Markdown, HTML, PNG, JPG en WebP. Maximale bestandsgrootte: 10 MB.
Leidende bron instellen
Een leidende bron is de gezaghebbende bron voor dit onderwerp. De assistent geeft deze de voorkeur in geval van twijfel.
Duplicaten verwijderen
Klik op "Duplicaten verwijderen" — het systeem bewaart per URL de oudste bron en verwijdert de rest.
Website opnieuw scannen
Heeft uw website nieuwe pagina's? Klik op "Scan website opnieuw" om de sitemap opnieuw te doorzoeken.
Niet-bereikbare bronnen verwijderen
Verwijder in één klik alle bronnen die bij de laatste controle niet bereikbaar waren.
Domeinen instellen
Domeinen bepalen over welke onderwerpen uw assistent vragen beantwoordt.
Automatisch detecteren
Tijdens de intake scant het platform uw website en detecteert automatisch welke domeinen relevant zijn.
Handmatig aanpassen
Via de "Domeinen" sectie kunt u domeinen aan- en uitvinken. De beschikbare domeinen zijn afgestemd op uw organisatietype.
Effect op bronregie
Geselecteerde domeinen bepalen welke signalen de bronregie genereert.
Publicatie
Publicatiechecks
Vier checkboxes die u zelf bevestigt: bronnen aanwezig, system prompt aanwezig, safety prompt aanwezig en test akkoord. Daarnaast moeten de Verwerkersovereenkomst (VWO) en de Overeenkomst van opdracht (OVO) ondertekend zijn.
Widget plaatsen
Na publicatie vindt u de widget-snippet op de beheerpagina. Kopieer de HTML-tag en plak deze op de gewenste pagina's van uw website.
Assistent pauzeren
Via de publicatieknop kunt u de assistent tijdelijk pauzeren — inwoners zien dan een melding dat de assistent niet beschikbaar is.
Governance-documenten
OverheidsChat genereert automatisch acht documenten voor verantwoord AI-gebruik.
- VerwerkersovereenkomstAVG art. 28
- VerwerkingsregisterAVG art. 30
- DPIAAVG art. 35
- SubverwerkerslijstAVG art. 28 lid 2
- ImplementatiechecklistBIO
- ICT-evaluatiedocumentEU AI Act art. 11
- Logboek van AI-uitvoerEU AI Act art. 12
- Overeenkomst van opdrachtOVO
Ondertekenen via Stiply
Na vaststelling ontvangt de contactpersoon een ondertekeningsverzoek. Na ondertekening worden de publicatiechecks automatisch groen.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt de AI-proclaimer?
De AI-proclaimer is altijd zichtbaar bovenaan het chatvenster. Inwoners zien direct dat ze met een AI communiceren.
Hoe update ik bronnen als beleid verandert?
Verwijder de verouderde bron en voeg de nieuwe versie toe. Vanaf dat moment gebruikt de assistent de bijgewerkte informatie.
Wat betekent "Niet gecontroleerd" bij een bron?
Klik op "Controleer bronnen" om de bereikbaarheid van alle URL-bronnen te verifiëren. De status wordt daarna bijgewerkt.
Hoe voeg ik een tweede beheerder toe?
Open de beheerpagina van uw assistent en klik op "Instellingen bewerken". Ga naar de sectie "Beheerders", voer het e-mailadres in van de nieuwe beheerder en klik op "Uitnodigen". De nieuwe beheerder ontvangt een inloglink.
Wat doe ik als een vraag verkeerd wordt beantwoord?
Controleer of de juiste bron aanwezig en actueel is. Voeg een nauwkeurigere bron toe of pas de bestaande aan.
Nog een vraag?
hallo@overheidschat.nl · 0229-511911